Chia sẻ

Quy Trình Triển Khai Làm Việc Từ Xa và Đối Mặt COVID-19 tại Sparx*

VIRTUOS EXPERTS TALK #9

Phần thứ chín trong loạt bài viết điểm qua các bài học và thành tựu nổi bật từ những nhóm phát triển, Mĩ thuật và VFX của Virtuos trên toàn cầu.

Trong bài viết kì này, Giám đốc Kĩ thuật Fernando Castillo và Giám sát Dự án Quang Huy cùng chia sẻ về những nỗ lực và giải pháp từ Sparx* để triển khai làm việc từ xa trong giai đoạn giãn cách xã hội do dịch COVID-19 vừa qua.

Giữa lúc đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạp vào đầu năm nay, hàng nghìn người trên toàn thế giới phải thi hành các biện pháp giãn cách xã hội để giảm thiểu nguy cơ lây lan. Những thay đổi nhanh chóng và tác động nghiêm trọng từ đại dịch này đẵ buộc nhiều doanh nghiệp tạm dừng hoạt động hoặc phải đưa ra những biện pháp thích ứng nhanh chóng. Là một trong số ít các doanh nghiệp với đặc thù hoạt động và phân phối gần như phụ thuộc hoàn toàn vào máy tính, studio sản xuất nội dung giải trí kĩ thuật số Sparx* đã đảm bảo được hoạt động xuyên suốt bằng việc nhanh chóng triển khai thành công quy trình làm việc từ xa.

Với trường hợp của Sparx*, “làm việc tại nhà” đã từng là khái niệm chỉ xuất hiện trên lý thuyết; tuy studio có thể đáp ứng đủ cơ sở vật chất để thực hiện, nhưng chưa từng có quy trình cụ thể hay được vận hành thử từ trước.

Tại thời điểm tác giả viết bài này, studio Sparx* đã trở lại làm việc tại văn phòng sau ba tuần triển khai làm việc tại nhà cho toàn bộ đội ngũ studio trong Tháng 4 vừa qua. Tuy dịch COVID-19 vẫn chưa hoàn toàn chấm dứt, tình hình hiện tại đã tạm thời ổn định để các doanh nghiệp có thể quay lại hoạt động bình thường.

Có thể nói rằng, việc thử nghiệm làm việc từ xa của Sparx* vừa qua đã thành công, dù studio phải đối mặt với khá nhiều thách thức. Bài viết sau đây sẽ phân tích những trải nghiệm này một cách thật chi tiết.

Tình huống

Sparx* bắt đầu chuẩn bị đối mặt với khủng hoảng ngay vào những ngày đầu tiên sau kì nghỉ Tết Nguyên Đán.

Tại thời điểm này, đội ngũ quản lí studio đã đưa vấn đề dịch bệnh lên mối quan tâm hàng đầu; các biện pháp phòng ngừa nội bộ đã được thực hiện nghiêm túc để phát hiện và ngăn chặn nguy cơ lây lan trong studio.

Thậm chí, việc đóng cửa tạm thời toàn bộ studio cũng đã từng là một trong những ý tưởng đầu tiên được cân nhắc, tuy nhiên liền bị bác bỏ vì các lí do sau:

  • Đóng cửa studio sẽ phá vỡ những cam kết của studio, ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng của Sparx* và dẫn đến khả năng đánh mất những khách hàng quan trọng.

  • Một bộ phận nhân viên sẽ phải chịu cắt giảm lương/nghỉ không lương nếu việc đóng cửa kéo dài như đã từng xảy ra với nhiều doanh nghiệp cùng ngành.
  • Một studio bị đóng băng hoạt động đồng nghĩa với việc không thể nhận thêm dự án mới trong suốt thời gian ngưng hoạt động vô thời hạn ấy.

Giải pháp duy nhất còn lại là vẫn ‘mở cửa’ studio nhưng cho phép nhân viên được làm việc tại nhà. Ý kiến này nhanh chóng được thống nhất, và một đội chuyên trách đã được thành lập khẩn cấp để thiết kế và triển khai các phương án làm việc từ xa.

Chỉ trong vài ngày, kế hoạch hành động cụ thể đã được vạch ra và việc thử nghiệm cũng bắt đầu được ngay trong cuối tuần đó.

Thí Nghiệm Đầu Tiên: Riot Games

Riot Games là một trong những khách hàng đầu tiên chủ động liên lạc để thể hiện sự quan tâm đến tình trạng của studio Sparx* trong giai đoạn dịch bệnh. Tại thời điểm này, kế hoạch làm việc tại nhà vừa được phác thảo, do vậy, Riot Games cũng là một trong những khách hàng đầu tiên được thông báo về kế hoạch này. Đồng thời, Sparx* cũng chia sẻ các biện pháp bảo mật và dự phòng cho hiệu suất hao hụt khi chuyển sang làm việc từ xa hoàn toàn.

Expert Talk 9 - Covid - 2.jpg

Cuối cùng, quyết định chọn đội ngũ làm việc trên dự án của Riot Games đã được chọn để trở thành nhóm thử nghiệm tiên phong cho kế hoạch đề ra, bởi các tiêu chí sau:

  1. Riot Games thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến sự an toàn của tập thể đội ngũ tham gia dự án. Trong các buổi họp, Riot liên tục đề cao sự an toàn của tập thể nhân viên tại Sparx* hơn hiệu suất công việc. Đồng thời, Riot cũng ủng hộ quyết định chuyển dịch hoàn toàn sang làm việc từ xa, dù lúc đó studio vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề này.

  2. Hoàn thành sản phẩm đúng theo lịch trình của Riot là yêu cầu rất quan trọng. Riot Games tập trung phát triển các sản phẩm game trực tuyến (như Liên Minh Huyền Thoại), do đó tất cả các nội dung đều được lên kế hoạch sát sao. Việc điều chỉnh thời gian sản xuất sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch phát hành của Riot, vậy nên việc đảm bảo đội ngũ sản xuất cho những khách hàng đặc thù như Riot Games được hoạt động xuyên suốt mang ý nghĩa rất lớn.

  3. Riot Games là đối tác chiến lược của Sparx*. Với mối quan hệ hợp tác mang ý nghĩa đặc biệt với cả hai bên, việc quản lý dự án với độ cẩn trọng cao nhất được đặt lên hàng đầu.

Triển Khai Làm Việc Từ Xa: Thách Thức và Giải Pháp

Có 3 vấn đề nổi bật mà chúng tôi gặp phải trong quá trình lập kế hoạch, thử nghiệm và triển khai các biện pháp làm việc từ xa, mà về sau đã được giải quyết bằng nhiều biện pháp khác nhau.

Khó khăn về kĩ thuật

Với vai trò là bên thứ ba phát triển nội dung, Sparx* thường phải làm việc với những hệ thống quản lý, công cụ, phần mềm và engine game phức tạp, cần nhiều thiết lập và cài đặt đặc biệt mới có thể vận hành.

Việc một số game engine không tương thích là hiển nhiên trong điều kiện làm việc bình thường, lại trở thành thách thức lớn khi làm việc từ xa. Điều này đòi hỏi phải thử nghiệm kĩ lưỡng các phần mềm để tìm ra cách cài đặt tương thích, phù hợp để hỗ trợ các game engine khác nhau.

Một vấn đề nan giải khác mà studio quan tâm là chất lượng của các thiết bị mà nhân viên dùng tại nhà, có thể kể đến như: màn hình, cáp kết nối hoặc bảng vẽ. Để giải quyết thách thức này, bộ phận Nhân sự tại Sparx* đã khẩn trương thực hiện khảo sát trực tuyến trong vài ngày đầu tiên để đo lường chất lượng thiết bị tại nhà của nhân viên. Nếu nhân viên không sở hữu các công cụ cần thiết tại nhà, studio sẽ cho phép họ sử dụng tạm thời các thiết bị của studio.

Bên cạnh những vấn đề về phần cứng, các nhân viên còn phải làm quen với các phần mềm làm việc từ xa để đảm bảo guồng công việc trơn tru:

  • TGX: Phần mềm làm việc từ xa, sử dụng các thuật toán để gia tăng băng thông và tối ưu hóa hiệu suất máy. Phần mềm cho phép các nhân viên của Sparx* có thể hoàn thành công việc với máy tính tại nhà mà không gặp phải trở ngại khi kết nối.
  • RemoteFX: Một tiện ích mở rộng của Microsoft. RemoteFX là Giao thức máy tính từ xa cho phép tối ưu hóa quy trình truyền phát thông tin đồ họa qua kết nối từ xa. Đây là tính năng được áp dụng tối đa bởi các thành viên bộ phận Hiệu ứng (FX) của studio.
  • Datacloak: Phần mềm mã hóa, bảo mật thông tin trên hệ thống và máy tính.

Việc phụ thuộc lớn vào các thiết bị công nghệ và khả năng kết nối đòi hỏi một đội ngũ hỗ trợ thường trực để đảm bảo tính ổn định. Chính điều này mang đến loạt giải pháp sáng tạo sau:

Thành lập một nhóm hỗ trợ kĩ thuật trên Zalo (mạng xã hội phổ biến tại Việt Nam). Mỗi nhóm gồm một Họa sĩ chuyên về kĩ thuật và phần mềm (Technical Artist) và một Nhân viên từ Bộ phận Kĩ thuật (IT) đảm nhiệm giải quyết các vấn đề kĩ thuật ảnh hưởng đến khả năng làm việc từ xa.

Sau khi giải quyết được những vấn đề trên, Sparx* cơ bản đã có thể hoàn toàn chuyển sang hình thức làm việc từ xa cho toàn bộ nhân viên tại studio.

Expert Talk 9 - Covid.jpg

Bảo mật IP

Với vai trò là đơn vị phát triển nội dung bên thứ ba, vấn đề an ninh mạng và bảo vệ với khách hàng là điều tối quan trọng.

Do đó, Sparx* đã chủ động liên hệ với các khách hàng đang làm việc cùng studio để thông báo về việc chuyển sang làm việc từ xa cho toàn studio, cũng như cung cấp các thông tin về quá trình triển khai để được khách hàng đồng ý cấp quyền thực hiện. Chỉ khi hoàn toàn được cho phép, Sparx* mới có thể chỉnh thức đưa nhân viên chuyển sang làm việc từ xa.

Điều may mắn là toàn bộ các khách hàng của Sparx* đều đồng ý cho phép triển khai kế hoạch trên, với tín hiệu tốt đầu tiên đến từ Riot Games. Sau ba tuần triển khai làm việc tại nhà với sự đồng ý từ khách hàng, Sparx* đã thành công khi giữ được toàn bộ các chứng chỉ về bảo mật và an toàn thông tin. Sparx* hoàn toàn có thể làm việc từ xa và giữ được độ bảo mật qua nhiều giải pháp kĩ thuật phù hợp; chính ý thức và niềm tin dành cho đội ngũ nhân viên đã là chứng nhận quan trọng nhất cho vấn đề bảo mật tại studio.

Hiệu suất

Việc chuyển dịch từ môi trường làm việc trực tiếp tại văn phòng sang làm việc tại nhà còn dẫn đến những thay đổi về thosiq uen và tâm lý làm việc của nhân viên. Vài ngày đầu tiên sau khi triển khai làm việc tại nhà, Sparx* đã ghi nhận mức sụt giảm rõ rệt về hiệu suất công việc.

Tuy vậy, ban quản lí studio tin rằng trạng thái này chỉ là tạm thời do nhân viên vẫn đang trong giai đoạn “sốc văn hóa” khi chuyển hẳn sang làm việc tại nhà. Để khắc phục tình trạng này, studio đã cấp nhật chính sách lương thưởng trong mùa dịch, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong điều kiện có hạn qua các phần thưởng xứng đáng.,

Bên cạnh đó, sự động viên và tương tác liên tục từ studio cũng góp phần vào quá trình hồi phục hiệu suất công việc. Tổng kết giai đoạn làm việc từ xa, tất cả các bộ phận của studio đều đạt được chỉ tiêu hiệu suất đã đề ra cho giai đoạn này.

“Quá trình chuyển đổi sang làm việc tại nhà cùng Virtuos-Sparx* đã diễn ra hết sức mượt mà và minh bạch. Chúng tôi được cập nhật liên tục về tình hình công việc trong dự án, cũng như những phương án thực hiện của nhóm dự án. Sau khi đã chuyển sang làm việc từ xa thành công, chúng tôi chỉ cần một tuần để bắt nhịp trở lại cùng tiến độ với đội ngũ ‘in-house’ của Riot. Thành quả này thực sự rất ấn tượng!” – Sarah Reinstein – Giám sát dự án tại Riot Games cho biết.

Sarah Reinstein - Producer tại Riot Games

Lời Kết

Một số thống kê đáng chú ý từ quá trình làm triển khai việc tại nhà vừa qua của studio:

  • Sparx* đã cho nhân viên làm việc tại nhà theo nhóm 20-25 người, nhóm cuối cùng đã chuyển sang làm việc từ xa ngay trước khi lệnh giãn cách xã hội được ban hành tại Việt Nam.
  • Tổng cộng đã có hơn 400 thành viên studio làm việc tại nhà để đảm bảo an toàn.
  • Tổng thời gian để triển khai quá trình làm việc từ xa, bao gồm cả giai đoạn lên kế hoạch và thực hiện là từ 2-3 tuần.
  • Thời gian làm việc từ xa kéo dài tổng cộng 3 tuần.
  • Tổng hiệu suất làm việc duy trì ở mức 100%.

Trong suốt quá trình này, Sparx* đã thành công bằng việc xử lí hiệu quả những thách thức gặp phải, phần lớn nhờ vào nỗ lực rất lớn và sự gắn kết của toàn bộ thành viên trong studio.

Không chỉ ở bộ phận Sản xuất, Sparx* còn sở hữu một bộ máy hành chính tuyệt vời – đó là các bộ phận Quản lí, Nhân sự, Kĩ thuật và Truyền thông nội bộ. Nhờ sự hỗ trợ hết mình của họ, cả studio đã có thể duy trì tinh thần cảnh giác và phản ứng nhanh chóng bằng việc theo dõi sát sao tình hình dịch bệnh. Các kênh truyền thông trong studio cũng tích cực truyền tải thông tin một cách minh bạch, hạn chế lan truyền sợ hãi cũng như các tin đồn thất thiệt.

Ngoài nỗ lực hết mình từ bộ phận hành chính, chính văn hóa studio cũng góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo sự chuyển dịch nhanh chóng sang làm việc từ xa; tinh thần hợp tác và tự giác chính là chìa khóa giúp studio có thể đoàn kết trong tình hình tất cả đều phải cách li tại nhà. Ngoài ra, các hoạt động, trò chơi tương tác giữ các thành viên studio cũng giúp tăng cường tinh thần kết nối studio trong giai đoạn khó khăn vừa rồi. Đây chính là “bí kíp” đã giúp Sparx* vượt qua mọi trở ngại và biến điều không tưởng thành khả thi.

Bản tiếng Nhật của bài viết này được thực hiện bởi Game Business Japan. Xem TẠI ĐÂY.

Về Virtuos

Thành lập vào năm 2004, Virtuos Holdings Pte. Ltd là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất nội dung trò chơi hoạt động tại Singapore, Trung Quốc, Việt Nam, Canada, Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Ireland và Mỹ. Sở hữu đội ngũ hơn 1,600 chuyên viên, Virtuos tập trung phát triển trò chơi và nội dung mĩ thuật 3D cho các tựa game AAA trên nhiều nền tảng khác nhau, tạo điều kiện cho các đối tác có thể tăng doanh thu cũng như cắt giảm chi phí. Hơn một thập kỉ vừa qua, Virtuos đã thành công mang lại những nội dung chất lượng cao cho hơn 1300 dự án cũng như 18 trên 20 công ty giải trí kĩ thuật số hàng đầu trên thế giới.

Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo: www.virtuosgames.com

Về Sparx* - A Virtuos Studio

Thành lập vào năm 1995, Sparx* là studio sản xuất Mĩ thuật 3D, VFX và Diễn hoạt chuyên nghiệp với đội ngũ gồm 350 nghệ sĩ, nhà diễn hoạt và chuyên gia kĩ thuật làm việc toàn thời gian. Kể từ năm 2011, Sparx* đã trở thành thành viên của tập đoàn Virtuos – một trong những công ty sản xuất nội dung quy mô bậc nhất thế giới. Hơn hai thập kỉ vừa qua, studio tại Thành phố Hồ Chí Minh đã làm việc với gần 20 nhà phát hành nội dung giải trí kĩ thuật số hàng đầu thế giới trong lĩnh vực điện ảnh và trò chơi điện tử thông qua việc sản xuất nội dung cho các tựa game AAA nổi tiếng, các bộ phim điện ảnh ăn khách, cũng như loạt phim truyền hình đạt giải thưởng danh giá.

Liên hệ chúng tôi