VIRTUOS EXPERT TALKS #9
Bài thứ chín trong chuỗi các bài báo thường xuyên nói về những bài học và phương pháp hay nhất từ các nhóm Phát triển toàn cầu của Virtuos, Art và VFX của Virtuos.
Trong phần này, Technical Director Fernando Castillo và Technical Group Producer Huy Nguyễn nói về cách họ giải quyết các vấn đề phát sinh từ COVID-19 và làm việc từ xa.
Khi đại dịch COVID-19 bùng phát trên toàn cầu, hàng triệu người trên thế giới đã phải thực hiện cách ly xã hội tại một số thời điểm để ngăn chặn sự lây lan của vi rút. Do đó, sự thay đổi lớn trong các chuẩn mực xã hội đã buộc các doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động hoặc nhanh chóng thích nghi bằng bất kỳ phương tiện nào cần thiết. Là một trong số ít ngành công nghiệp phụ thuộc nhiều vào máy tính như một phương tiện sản xuất và phân phối, các công ty giải trí kỹ thuật số như Sparx* phần lớn vẫn hoạt động bằng cách nhanh chóng triển khai các thỏa thuận làm việc từ xa.
Trong trường hợp của Sparx*, làm việc tại nhà phần lớn là một khái niệm chỉ được xem xét về mặt lý thuyết; tất cả các phần cần thiết để nó hoạt động đã có sẵn, nhưng một quy chế nhất định vẫn chưa được soạn thảo, chứ đừng nhắc tới việc được thử nghiệm.
Tại thời điểm bài viết được thực hiện, Sparx* đã mở cửa trở lại cơ sở studio của mình sau khi đã hoàn thành ba tuần tự thu xếp công việc tại nhà cho tất cả nhân viên trong tháng 4 năm nay. Nguy cơ bùng phát dịch COVID-19, tuy vẫn chưa được loại bỏ hoàn toàn, đã được giảm thiểu đến mức các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh (nơi Sparx* đặt trụ sở) đã bắt đầu hoạt động trở lại.
Nhìn chung, thử nghiệm làm việc từ xa đã thành công, mặc dù có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện. Bài viết này sẽ cố gắng giải thích những khám phá đó một cách chi tiết hơn.
Tình huống
Dấu hiệu đầu tiên của Sparx* về cuộc khủng hoảng sắp xảy ra xuất hiện trong những ngày sau lễ kỷ niệm Tết Nguyên đán.
Vào thời điểm này, Coronavirus đã được Ban Giám đốc studio công nhận là một vấn đề lớn, điều này đã thúc đẩy các cuộc thảo luận cấp cao về các biện pháp thích hợp cần thiết để giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm.
Ý tưởng về việc đóng cửa toàn bộ studio đã được đưa ra trong giai đoạn đầu, nhưng cuối cùng đã bị loại bỏ vì những lý do sau:
- Đóng cửa studio sẽ khiến các cam kết của hãng mất hiệu lực, có khả năng gây tổn hại đến danh tiếng của Sparx* và kết quả là mất khách hàng.
- Một số nhân viên có thể phải giảm lương / nghỉ không lương nếu tình trạng ngừng hoạt động kéo dài, vì điều này đã xảy ra với các công ty khác trong ngành.
- Một studio không hoạt động có nghĩa là không có biện pháp đảm bảo các dự án mới trong thời gian đóng cửa, mà tại thời điểm đó không có ngày kết thúc xác định.
Phương án khác duy nhất chính là đưa mọi người về nhà, nhưng giữ cho studio mở bằng cách cho phép họ làm việc tại nhà. Đề xuất này nhanh chóng nhận được sự ủng hộ của đa số, và một đội phản ứng nhanh được gấp rút thành lập để tổ chức và thực hiện sự chuyển hướng làm việc từ xa.
Trong vòng vài ngày, một kế hoạch hành động đã được soạn thảo, với các thử nghiệm bắt đầu vào cuối tuần đó.
Case Study: Riot Games
Riot Games là một trong những khách hàng đầu tiên liên hệ và hỏi về tình trạng của Sparx* liên quan đến COVID-19. Vào thời điểm đó, kế hoạch chuyển sang làm việc hoàn toàn từ xa mới được phác thảo, có nghĩa là họ là một trong những khách hàng đầu tiên được thông báo về ý định của studio. Ngoài ra, Sparx* cũng chia sẻ phương pháp bảo mật được đề xuất của họ và các dự báo về việc giảm năng suất dự kiến khi đạt được hoàn toàn làm việc từ xa.
Quyết định cuối cùng để chọn các đội làm việc trong các dự án của Riot Games làm mũi nhọn của cam kết này dựa trên một số yếu tố:
- Riot Games đã thể hiện mối quan tâm rõ ràng về sức khỏe của nhân viên. Trong suốt các cuộc họp, Riot liên tục nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo an toàn cho nhân viên của Sparx* đối với đầu ra năng suất của họ. Riot cũng chấp nhận đề xuất triển khai chế độ làm việc từ xa hoàn toàn, mặc dù đây vẫn là khía cạnh khá xa lạ đối với studio.
- Việc phân phối đúng hạn các mốc dự án của Riot là rất quan trọng. Vì các sản phẩm của Riot chỉ là các trò chơi phục vụ trực tiếp (ví dụ: Liên minh huyền thoại), nên tất cả nội dung trong tương lai đều được lên kế hoạch từ trước, điều đó có nghĩa là việc chậm trễ trong quá trình sản xuất sẽ gây khó khăn lớn cho Riot với tư cách là khách hàng. Do đó, việc đảm bảo quy trình sản xuất của Riot có thể tiếp tục không bị gián đoạn là rất quan trọng.
- Riot Games được coi là đối tác quan trọng của Sparx*. Với mối quan hệ gắn kết này giữa hai công ty, việc quản lý cẩn thận các dự án của họ là vô cùng cần thiết.
Thực hiện làm việc từ xa: Các vấn đề và giải pháp
Có ba vấn đề riêng biệt đã gặp phải trong suốt quá trình lập kế hoạch, kiểm tra và thực hiện các thỏa thuận làm việc từ xa, sau đó đã được giải quyết thông qua các biện pháp khác nhau.
Những thách thức kỹ thuật
Là một nhà phát triển bên ngoài, Sparx* thường xử lý các dự án liên quan đến vô số phạm vi công việc, thiết bị và công cụ trò chơi, do đó có các yêu cầu thiết lập riêng biệt để hoạt động chính xác.
Mặc dù không phải là một vấn đề trong môi trường văn phòng tiêu chuẩn, nhưng sự không tương thích của một số công cụ trò chơi hóa ra đặc biệt có vấn đề khi được xử lý thông qua làm việc từ xa. Điều này yêu cầu thử nghiệm rộng rãi cho nhiều ứng dụng để tìm ra cấu hình phù hợp có thể hỗ trợ việc sử dụng chúng.
Một vấn đề tiềm ẩn khác được studio dự đoán là chất lượng của thiết bị mà nhân viên có thể sử dụng tại nhà của họ, chẳng hạn như màn hình, cáp kết nối hoặc máy tính bảng vẽ tên một số. Trong một động thái phủ đầu, bộ phận Nhân sự của Sparx* đã gửi các cuộc khảo sát trực tuyến trong vài ngày đầu tiên để đánh giá mức độ sẵn sàng của nhân viên – nếu một người bị phát hiện không có các thành phần cần thiết, studio sẽ cho phép họ mượn những thứ họ cần.
Ngoài phần cứng, tất cả nhân viên cũng được yêu cầu làm quen với một số ứng dụng máy tính từ xa để đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn:
- TGX: một ứng dụng máy tính để bàn từ xa sử dụng thuật toán nén để tăng băng thông và tối ưu hóa hiệu suất. Điều này cho phép các nghệ sĩ và nhà làm phim hoạt hình của Sparx* tiếp tục công việc của họ khi giao tiếp với các máy trạm bên ngoài mà không bị gián đoạn do sự cố kết nối.
- RemoteFX: Một phần mở rộng của Microsoft, RemoteFX là Giao thức Máy tính Từ xa tối ưu hóa việc truyền thông tin đồ họa thông qua các kết nối từ xa, một lợi thế mà các FX Artist của studio có được.
- Datacloak: Một chương trình mã hóa được sử dụng để bảo mật dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ và máy trạm.
Việc phụ thuộc nhiều vào thiết bị CNTT và khả năng kết nối với chúng đòi hỏi một hệ thống hỗ trợ được thiết lập tốt để đảm bảo độ tin cậy của chúng, thúc đẩy các hành động sau:
- Tạo một cuộc trò chuyện nhóm hỗ trợ kỹ thuật trên Zalo (một nền tảng giao tiếp xã hội địa phương), và
- Chỉ định một Kỹ thuật viên Kỹ thuật và một Giám đốc điều hành CNTT cho mỗi nhóm, với mục đích duy nhất là giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng đến khả năng làm việc từ xa.
Do đó, việc giải quyết những điểm khó khăn này cho phép Sparx* tiến hành triển khai chế độ làm việc từ xa cho tất cả nhân viên studio.
Bảo vệ IP
Là một nhà phát triển bên ngoài, bảo mật và tính bảo mật IP của khách hàng tại Sparx* là điều tối quan trọng.
Do đó, Sparx* đã liên hệ với khách hàng cho mỗi dự án đang hoạt động, thông báo cho họ về kế hoạch triển khai làm việc từ xa cho toàn bộ studio và cung cấp chi tiết về việc thực hiện trước khi chính thức xin phép thực hiện. Chỉ khi sự ủy quyền thích hợp được bảo đảm, Sparx* mới có thể tiến hành kế hoạch đưa nhân viên về nhà.
May mắn thay cho studio, mọi khách hàng được liên hệ đều sẵn sàng cho phép điều đó xảy ra, bắt đầu từ Riot Games. Khi kết thúc thỏa thuận làm việc từ xa ba tuần sau khi triển khai, Sparx* đã thành công trong việc duy trì tất cả các chứng chỉ bảo mật CNTT, Làm việc từ xa bằng cách sử dụng các giải pháp kỹ thuật phù hợp cũng an toàn như nhau và Sparx* nhận thấy rằng quyền tự chủ và sự tin tưởng được truyền cho nhân viên được chuyển thành nhiều hơn sự quan tâm được giao cho tính bảo mật.
Năng suất
Việc chuyển từ làm việc trong môi trường văn phòng chia sẻ sang làm việc từ xa tại nhà đòi hỏi phải thay đổi tư duy. Trong những ngày đầu tiên sắp xếp làm việc từ xa, Sparx* đã gặp phải sự sụt giảm năng suất giữa các nhân viên.
Tuy nhiên, hãng phim đã nhận ra rằng sự sụt giảm có thể chỉ là tạm thời, do lần đầu tiên làm việc tại nhà bị “sốc văn hóa”. Để truyền cảm hứng cho việc tăng năng suất, studio đã đưa ra một số sáng kiến, bao gồm một sự kiện có thời gian giới hạn nhằm khuyến khích các nghệ sĩ đạt được các mốc được chỉ định để nhận phần thưởng đã định.
Các biện pháp này, được bổ sung bởi văn hóa khuyến khích lẫn nhau và liên lạc thường xuyên của studio cuối cùng đã mang lại sự phục hồi về tỷ lệ năng suất. Khi kết thúc thỏa thuận làm việc từ xa, Sparx* được phát hiện là đã hoàn thành tất cả các phân phối dự báo được đặt cho các nhóm của studio.
“Quá trình chuyển đổi WFH với Virtuos-Sparx* diễn ra vô cùng suôn sẻ và toàn bộ quá trình đã được ghi lại. Chúng tôi đã được cập nhật về trạng thái của trở ngại và công ty đã làm gì để giải quyết chúng. Sau khi chúng tôi thực hiện quá trình chuyển đổi hoàn toàn, chúng tôi phải mất một tuần để quay trở lại cùng nhịp độ mà chúng tôi mong đợi với các nhà phát triển nội thất. Rất ấn tượng! ”, Sarah Reinstein – Nhà sản xuất tại Riot Games cho biết.
Kết luận
Một số điểm dữ liệu có thể được thu thập từ thử nghiệm này khi làm việc từ xa:
- Sparx* đã cử nhân viên về nhà theo từng đợt từ 20–25 người, với đợt cuối cùng được cử ngay trước khi chính phủ Việt Nam ban hành lệnh cách ly xã hội.
- Tổng cộng hơn 400 thành viên studio đã được đưa về nhà vì sự an toàn của nhân viên.
- Tổng thời gian thực hiện làm việc từ xa, từ khi lập kế hoạch đến khi thực hiện, là 2–3 tuần.
- Việc sắp xếp làm việc từ xa kéo dài tổng cộng 3 tuần.
- Năng suất tổng thể vẫn ở mức 100%.
- Mặc dù Sparx* cuối cùng đã thành công trong việc đạt được khả năng làm việc từ xa đầy đủ thông qua khắc phục hiệu quả các vấn đề khác nhau, yếu tố đóng góp chính cho sự thành công của nó được cho là mức độ gắn kết được thể hiện bởi mỗi thành viên studio trong suốt quá trình trải nghiệm.
Sparx* tự hào có những đội ngũ tuyệt vời không chỉ trong các bộ phận sản xuất mà còn cả những bộ phận hành chính – Quản lý, Nhân sự, CNTT và Truyền thông nội bộ. Với sự giúp đỡ của họ, toàn bộ studio có thể duy trì cảnh giác bằng cách chủ động theo dõi tình hình đang diễn biến nhanh chóng và phản ứng phù hợp. Các kênh liên lạc trong toàn trường quay cũng được thiết lập để hoàn toàn minh bạch, cho phép gửi thông điệp nhất quán để xoa dịu nỗi sợ hãi và xua tan tin đồn.
Bên cạnh nỗ lực phối hợp của các nhóm hành chính, bản thân văn hóa studio cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang làm việc từ xa; Ý thức hợp tác ăn sâu và giữ vững tinh thần đã trở thành van xả áp lực giữ cho studio đoàn kết trong mục đích khi họ vẫn bị cô lập trong nhà riêng của mình, được bổ sung bởi nhiều hoạt động cơ sở nhằm duy trì mối liên kết đó trong suốt thời gian này. Đối với Sparx*, đây là thành phần bí mật làm nên tất cả.
Về Virtuos
Thành lập vào năm 2004, Virtuos Holdings Pte. Ltd là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất nội dung trò chơi hoạt động tại Singapore, Trung Quốc, Việt Nam, Canada, Pháp, Malaysia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ireland và Mỹ. Sở hữu đội ngũ hơn 2,000 chuyên viên, Virtuos tập trung phát triển trò chơi và nội dung mĩ thuật 3D cho các tựa game AAA trên nhiều nền tảng khác nhau, tạo điều kiện cho các đối tác có thể tăng doanh thu cũng như cắt giảm chi phí. Hơn một thập kỉ vừa qua, Virtuos đã thành công mang lại những nội dung chất lượng cao cho hơn 1300 dự án cũng như 18 trên 20 công ty giải trí kĩ thuật số hàng đầu trên thế giới. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo: www.virtuosgames.com
Về Sparx*
Sparx* là studio chuyên về 3D Art, Animation và FX hàng đầu tại Việt Nam thuộc tập đoàn Virtuos. Có trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, Sparx* hiện là mái nhà của hơn 400 tài năng đã và đang sản xuất nội dung cho những dự án phim điện ảnh, chương trình truyền hình dài tập, game và cinematic trong game lớn nhất.